ГоловнаПРО ГУ ДСНССтруктураЦентр забезпечення діяльності Головного управління ДСНС України у Хмельницькій областіСектор діловодства та архівної роботи
 Версія для друку

Сектор діловодства та архівної роботи

Мілінчук.jpg

Начальник сектору

МІЛІНЧУК

Олена Петрівна

+38 (0382) 69-91-78

 

Основними завданнями Сектору діловодства та архівної роботи є:

  1. Встановлення в Головному управлінні єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем;
  2. Методичне керівництво і контроль за дотриманням в установленому порядку роботи з документами у структурних підрозділах Головного управління і підпорядкованих йому підрозділах;
  3. Участь в розробці інструкції з діловодства Головного управління;
  4. Складання зведеної номенклатури справ Головного управління за погодженням Державним архівом Хмельницької області, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
  5. Здійснення реєстрації та ведення обліку документів в Головному управлінні;
  6. Організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до особи, відповідальній за ведення архівного фонду Головного управління;
  7. Здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів в Головному управлінні;
  8. Вжиття заходів до зменшення обсягу службового листування в Головному управлінні та в підпорядкованих йому підрозділах;
  9. Впровадження та використання інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Головному управлінні;
  10. Забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
  11. Організація доступу до публічної інформації та розгляду інформаційних запитів;
  12. Організація розгляду звернень громадян до Головного управління;
  13. Приймання від структурних підрозділів Головного управління та підпорядкованих йому підрозділів на зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
  14. Контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Головного управління, відповідністю формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
  15. Ведення державного обліку документів НАФ та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, Державному архіву Хмельницької області;
  16. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться. на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії (далі – ЕК) Головного управління проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого зберігання ( понад 10 років ), описів справ з кадрових питань (особового складу) та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до НАФ;
  17. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів архівного фонду Головного управління;
  18. Організація збереження архівного фонду Головного управління відповідно вимог чинного законодавства;
  19. Організація користування документами архівного фонду Головного управління, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
  20. Видавання справ архівного фонду Головного управління у тимчасове користування іншим установам з дозволу начальника Головного управління, оформляючи акт про видавання справ у тимчасове користування відповідно до Правил, термін видавання справ вказувати в акті;
  21. Видавання справ архівного фонду Головного управління співробітниками Головного управління у тимчасове користування в робочі кімнати Головного управління з дозволу першого заступника начальника Головного управління, оформляючи замовлення про видавання справ у тимчасове користування відповідно до Правил, термін видавання справ - один місяць;
  22. Підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Головного управління) документів НАФ до Державного архіву Хмельницької області на постійне зберігання.
    Твіт